Takumi dan Kanban

Takumi

Takumi dalam bahasa Jepang berarti 'ahli'. Maksudnya adalah orang yang telah terlatih dan mahir mengerjakan sesuatu hingga mendekati kesempurnaan. Semangat Takumi ini berangkat dari keinginan besar untuk menghasilkan karya terbaik, yang hanya dapat dikerjakan oleh manusia.
Di Jepang, Takumi selalu menjadi panutan dalam melakukan setiap pekerjaan. Mereka selalu ingin mempersembahkan karya terbaik. Contohnya dalam pembuatan sebuah pedang. Mulai dari pemilihan bahan, hingga penyelesaian dibutuhkan kecermatan mendalam untuk menghasilkan pedang terbaik.

Sejarah munculya sistem Kanban

Menjelang akhir perang dunia kedua, produktivitas Toyota Motor Company jauh di bawah industri besar lainnya seperti Detroit Industry (Ford), yaitu sekitar 9:1, artinya produktivitas satu pekerja di Amerika setara dengan 9 pekerja Jepang. Ohno menemukan bahwa inefisiensi adalah alasan utama mengapa produktivitas Toyota lebih rendah dari produsen otomotif lainnya. Dia pun berencana untuk meniadakan inefisiensi pada bagian proses produksi.

Pada 1956, Taiichi Ohno ke AS mengunjungi “The Big Three” (GM, Ford, dan Chrysler) untuk mempelajari teknologi industri otomotif yang telah mapan. Menariknya, ide TPS bukan berasal dari hasil pengamatannya, Vice-President Eksekutif Toyota ini justru mendapatkan inspirasi dari supermarket. Dia terkesan pada konsumen yang bebas memilih barang dan jumlah yang mereka inginkan.

Kanban adalah kata dalam Bahasa Jepang yang secara literal berarti “papan penanda” atau “signboard”. Kanban pada awalnya dikembangkan sebagai metode untuk memberikan sinyal pada persediaan bahan-bahan produksi di sistem Inventory Just in Time (Sistem Persediaan yang Tepat Waktu). Dengan menerapkan Metode Kanban ini, bahan-bahan produksi dipasok dan tiba pada waktunya sesuai dengan jumlah yang dibutuhkan  sehingga dapat mengurangi biaya penanganan dan penyimpanan.. Taiichi Ohno, sang pengagas, menyatakan bahwa Kanban adalah prasyarat tercapainya JIT (Just In Time).

Apa itu Kanban?

Kanban adalah sebuah sistem komunikasi yang mengontrol aliran aktifitas di area produksi, dan berfungsi untuk menselaraskan level produksi agar sesuai dengan permintaan pelanggan. Kanban hadir dalam bentuk sistem visual yang memungkinkan semua orang melihat aliran aktifitas dan menyesuaikan level aktifitas tersebut sesuai kebutuhan.
Para pekerja dan operator akan mengetahui kapan harus memulai aktifitas berikutnya dengan mengacu kepada penanda yang diberikan sistem Kanban, yang dapat berupa kartu, kontainer, email, atau pesan elektronik lainnya.

Sistem Kanban dasar menggunakan tiga kartu, yaitu:

1. Kartu Penarikan (Withdrawl Kanban)

Untuk menentukan jumlah yang digunakan untuk proses selanjutnya yang harus diambil dari  proses sebelumnya.

2. Kartu Produksi ( Production Kanban)

Untuk menentukan jumlah yang harus diproduksi pada proses sebelumnya.

3. Kartu Penjual(Vendor Kanban)

Untuk memberitahu para pemasok agar mengirimkan komponen-komponen atau bahan-bahan sejumlah tertentu dan menentukan kapan komponen-komponen atau bahan-bahan tersebut diperlukan.

Keuntungan Penggunaan Kanban

1. Menentukan level produksi – Dengan mengatur kuantitas Kanban yang berbasis kepada permintaan pelanggan, keseluruhan area produksi akan teratur menurut kuantitas output yang diperlukan.
2. Mengurangi WIP (Work-In-Process) – Dengan mengkoordinir level produksi dari setiap lini sesuai dengan permintaan, inventori WIP akan dibatasi oleh sistem Kanban. Hasilnya adalah inventori yang seminim mungkin.
3. Kualitas meningkat – Salah satu prinsip Kanban adalah tidak boleh membiarkan lini produksi memproses sesuatu yang kualitasnya rendah. Prinsip ini, bila digabungkan dengan rendahnya WIP, akan meminimalisir terciptanya produk yang cacat atau yang berkualitas buruk. Makin baik kualitas output, makin rendah biaya yang harus dikeluarkan untuk rework atau pembuangan.
4. Optimasi aliran kerja – Penataan aliran kerja akan lebuh mudah dengan demand yang stabil. Setiap aktifitas produksi dapat dilakukan untuk memenuhi jumlah tertentu, dan di-optimasi menurut jumlah tersebut.
5. Akurasi inventori dan menghindari produk menjadi usang – ketika produksi dilakukan berdasarkan permintaan, maka makin sedikit inventori yang menumpuk. Hal ini juga akan meminimalisir pemborosan berupa produk yang usang karena terlalu lama disimpan.
6. Penghematan – Tingkat inventori yang rendah akan memangkas biaya penanganan inventori
7. Keteraturan – Ketika kita dapat mengatur area produksi sesuai dengan kebutuhan, kita juga dapat merencanakan tata letak area tersebut untuk memaksimalkan produktifitas dan membuat segalanya lebih teratur.
8. Fokus kepada target bersama – Salah satu keuntungan yang tak disangka dari penggunaan Kanban adalah terciptanya target-target yang akan dikejar oleh semua orang yang terlibat di area Kanban. Target-target ini merupakan target bersama yang menyedot fokus dari segala pihak; karyawan akan dapat melihat seberapa jauh kontribusi mereka dalam memenuhi permintaan pelanggan, dan akan mengarahkan fokus untuk memenuhi permintaan tersebut.

Fungsi Kanban

Kanban mempunyai dua fungsi utama yaitu

1. Pengendalian produksi

Fungsinya sebagai pengendali produksi diperoleh dengan menyatukan proses bersama dan mengembangkan suatu sistem yang tepat waktu sehingga bahan baku, komponen atau produk yang dibutuhkan akan datang pada saat dibutuhkan dalam jumlah yang sesuai dengan kebutuhan di seluruh workcenter yang ada di lantai produksi, bahkan meluas sampai ke pemasok yang terkait dengan perusahaan.

2. Sebagai sarana peningkatan produksi

Dapat diperoleh jika penerapannya dengan menggunkan pendekatan pengurangan tingkat persediaan. Tingkat persediaan dapat dikurangi secara terkendali melalui pengurangan jumlah Kanban yang beredar selama proses produksi.
Menurut Yasuhiro Monden secara terperinci sistem kanban digunakan untuk melakukan fungsi sebagai berikut:

1. Perintah

Kanban berlaku sebagai alat perintah antara produksi dan pengiriman. Kanban yang dituliskan merupakan suatu alamat yang menginformasikan proses sebelum tempat penyimpanan komponen yang telah diolah, dan menginformasikan proses yang sesudah tempat komponen yang dibutuhkan

2. Pengendalian diri sendiri untuk mencegah over production

Sistem kanban merupakan mekanisme pengendalian diri sendiri sehingga memungkinkan tiap proses melakukan penyesuaian kecil terhadap pasokan untuk jadwal produksi bulanannya karena adanya fluktuasi permintaan bulanan.

3. Pengendalian Visual

Sistem kanban barlaku sebagai alat untuk pengendalian visual karena bukan saja memberikan informasi numerik, tetapi juga informasi fisik dalam bentuk kartu kanban.

4. Perbaikan Proses dan Operasi Manual

Penggunaan sistem kanban untuk membantu perbaikan operasi sangat dibutuhkan karena peningkatan produktivitas mengakibatkan perbaikan keuangan sehingga memperbaiki perusahaan secara keseluruhan.

5. Pengurangan Biaya Pengelolaan

Sistem kanban juga berfungsi mengurangi biaya manajemen dengan membantu mengurangi jumlah perencanaan menjadi nol.
Terdapat enam aturan utama yang wajib diikuti dalam menerapkan Kanban :

1. Hanya mengambil barang yang dibutuhkan saja sesuai dengan ketentuan Kanban (Take only what is needed)
2. Hanya memproduksi jumlah yang dibutuhkan oleh pelanggan sesuai dengan ketentuan Kanban (Produce the exact Quantity required)
3. Tidak ada Item yang dipindahkan atau digunakan tanpa Kanban
4. Tidak boleh mengirimkan produk yang cacat ataupun jumlah yang tidak sesuai ke proses selanjutnya (Never pass on defective products)
5. Kanban harus diterapkan secara konsisten pada semua Item.
6. Jumlah Kanban dapat dikurangi atau ditambah sesuai dengan kebutuhan aktivitas produksi itu sendiri.

Bagaimana Kanban bekerja?

Langkah pertama dalam pengenalan Kanban adalah untuk memvisualisasikan alur kerja. Hal ini dilakukan dalam bentuk papan Kanban yang terdiri dari papan tulis sederhana dan catatan tempel atau kartu. Setiap kartu di papan mewakili tugas.

Dalam model papan Kanban klasik, ada tiga kolom, seperti yang ditunjukkan pada gambar di atas:

"To Do": Kolom ini mencantumkan tugas yang belum dimulai. (alias "backlog")

"Doing=": Terdiri dari tugas-tugas yang sedang berlangsung.

"Done": Terdiri dari tugas yang selesai.

Visualisasi sederhana ini sendiri menghasilkan banyak transparansi tentang distribusi pekerjaan dan juga kemacetan yang ada jika ada. Tentu saja, papan Kanban dapat menunjukkan alur kerja yang rumit tergantung pada kompleksitas alur kerja dan kebutuhan untuk memvisualisasikan dan memeriksa bagian-bagian tertentu dari alur kerja untuk mengidentifikasi kemacetan untuk menghapusnya.

Konsep ARUS

Inti dari Kanban adalah konsep "Flow". Ini berarti kartu harus mengalir melalui sistem semaksimal mungkin, tanpa menunggu lama atau tersumbat. Segala sesuatu yang menghalangi aliran harus diperiksa secara kritis. Kanban memiliki teknik, metrik dan model yang berbeda, dan jika ini diterapkan secara konsisten, Kanban memiliki budaya perbaikan terus menerus (kaizen).

Konsep Arus sangat penting dan dengan mengukur metrik Aliran dan berupaya meningkatkannya, dapat secara dramatis meningkatkan kecepatan proses pengiriman sekaligus mengurangi waktu siklus dan meningkatkan kualitas produk atau layanan  dengan mendapatkan umpan balik lebih cepat dari pelanggan internal atau luar.

Batas WIP

Batas WIP

Aspek kunci Kanban adalah mengurangi jumlah multi tugas yang sebagian besar tim dan pekerja pengetahuan rawan dilakukan dan malah mendorong mereka untuk "Stop Starting! Dan Mulai Selesai!. WIP - Work-in-Progress - Batas yang ditentukan pada setiap tahap alur kerja di dewan Kanban mendorong anggota tim untuk menyelesaikan pekerjaan dan hanya saat itu, mengambil pekerjaan berikutnya.

Kesimpulan

Oleh karena itu, penerapan metode sistem kanban sangat membantu integrasi dari seluruh pihak dalam perusahaan mulai dari pihak manajemen hingga operator produksi. Penulis menyarankan agar perusahaan mempersiapkan sumber daya manusia terlebih dahulu, karena sistem ini menuntut kedisiplinan tinggi dalam bekerja. Sistem kanban relatif sederhana sehingga mudah dimengerti karena itu hendaknya perusahaan memberikan pemahaman secara menyeluruh pada semua tingkat dalam perusahaan sehingga sistem kanban berjalan dengan baik.

Referensi :

1. https://www.digite.com/kanban/what-is-kanban/
2. http://ilmumanajemenindustri.com/pengertian-kanban-dan-6-aturan-utamanya/
3. http://sharp-indonesia.com/karawangfactory/pages/2/takumi-philosophy
4. https://ipqi.org/pengertian-konsep-dan-metode-kanban/
5. http://shiftindonesia.com/kanban-hindarkan-penumpukan-inventori-ciptakan-keteraturan-di-lini-produksi/
6. http://elista.akprind.ac.id/upload/files/3156_Modul_4c_(JIT).ppt